Persónuvernd

Á heimasíðu Persónuverndar er að finna ýtarlegar samantekt af upplýsingum er varða atvinnurekendur sem eru með ökurita í bílum fyrirtækisins.

 

Hægt er að leita að efni um ökurita í skjalasafni Persónuverndar hér.

 

Hver eru skilyrði persónuverndar um varðandi ökuritann?

  1. Að starfsmaður skuli vera upplýstur um að ökuritinn sé til vöktunar í ökutækinu.
  2. Að haldgóðar ástæður skulu vera fyrir vöktuninni.
  3. Að starfsmaður viti hvaða upplýsingar sé hægt að fá úr ökuritanum.
  4. Að starfsmaður viti hvers vinnuveitandi ætlast til af honum.
  5. Að gagnaskrár séu ekki skráðar á nöfn einstaklinga á neinn hátt.
  6. Að gögn séu og verði meðhöndluð í fyllsta trúnaði.
  7. Að gögnum sé eytt eftir ákveðinn tíma.

 

1. Að starfsmaður skuli vera upplýstur um að ökuriti sé til vöktunar í ökutækinu.

  • Tilkynna á starfsmanni með fyrirvara að ökuriti sé í ökutækjum fyrirtækisins.
  • Ökutæki með ökurita skulu vera merkt sérstaklega í hliðarrúðu ökumanns þar sem tilkynnt er að ökuritinn sé í ökutækinu.

2. Að haldgóðar ástæður skulu vera fyrir vöktuninni.

  • Ástæður fyrir rafrænni vöktun ökutækja geta t.d. verið:
  • Aukin hagræðing í rekstri ökutækjanna.
  • Aukið öryggi starfsmanna í umferðinni.
  • Jákvæð áhrif á umhverfið.

3. Að starfsmaður viti hvaða upplýsingar sé hægt að fá úr ökuritanum.

  • Akstursleið samkvæmt götukorti.
  • Heildarvegalengd á skráningartíma.
  • Hvar ökutæki er stöðvað og hve lengi.
  • Stöðvanir hreyfils, sem eru tímamældar og staðsettar samkvæmt götukorti.
  • Tíma sem ökutæki er í akstri.
  • Hröðun (inngjafir) sem fer yfir viss mörk sem skilgreind eru
  • Hemlanir sem fara yfir viss mörk sem skilgreind eru
  • Beygjumælingar sem fara yfir viss mörk sem skilgreind eru
  • Hraðakstur miðað við leyfilegan hámarkshraða hverrar götu fyrir sig á höfuðborgarsvæðinu.

4. Að starfsmaður viti hvers vinnuveitandi ætlast til af honum. Dæmi:

  • Starfsmaður aki ekki utan venjulegs vinnusvæðis nema með leyfi vinnuveitanda.
  • Öll stopp skulu vera innan ákveðinna tímamarka.
  • Inngjafar-, hemlunar- og beygjufrávik eiga að vera í lágmarki. Þó geta ófyrirsjáanlegar aðstæður skapast í umferðinni.
  • Starfsmaður aki á löglegum hraða og hagi akstri eftir aðstæðum.


5. Að gagnaskrár eru ekki skráðar á nöfn einstaklinga á neinn hátt:

  • Staðfesting á að nafn starfsmanns fari hvorki í gagnaskrár né í nafnsbót gagnaskráa svo ekki sé hægt, með einföldum hætti, að tengja saman gagnaskrár og einstakling.

6. Að gögn séu og verði meðhöndluð í fyllsta trúnaði:

  • Staðfesting á að allar upplýsingar um akstursferil og aksturslag starfsmanns verði meðhöndlaðar í fyllsta trúnaði.

7. Að gögnum sé eytt eftir ákveðinn tíma:

  • Að það liggi fyrir að gögnum sé eytt eftir ákveðinn tíma

 

 

 

Ég rek fyrirtæki þar sem starfsmenn hafa bifreiðar til afnota á vinnutíma. Ég hef hugsað mér að setja ökurita í bifreiðarnar. Hvaða reglur gilda um slíkt?

Almennt er viðurkennt að vinnuveitandi geti haft nokkuð eftirlit með starfsmönnum sínum á vinnutíma í því skyni að tryggja að þeir sinni starfi sínu og fari að fyrirmælum vinnuveitanda. Slíkt eftirlit má þó ekki ganga lengra en nauðsyn krefur. Um notkun ökurita gilda reglur nr. 837/2006 um rafræna vöktun, auk ákvæða laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

1. Heimildir til vöktunar

Samkvæmt 8. gr. reglna nr. 837/2006 um rafræna vöktun er notkun ökurita eða rafræns staðsetningarbúnaðar í þeim tilgangi að fylgjast með staðsetningu og ferðum einstaklinga er háð því skilyrði að hennar sé sérstök þörf til að ná lögmætum og málefnalegum tilgangi sem að er stefnt, sbr. og 1. mgr. 4. gr. laga nr. 77/2000. Heimildir til slíks fara því eftir atvikum hverju sinni og verður m.a. að líta til atriða eins og hvort starfsmanninum séu heimil einhver einkanot bifreiðarinnar. Ef svo er verður a.m.k. að tryggja að starfsmaðurinn geti með einföldum hætti slökkt á búnaðinum, enda standa hagsmunir vinnuveitandans ekki til þess að fylgjast með ferðum starfsmannsins utan vinnutíma. Það er ábyrgðaraðila, þ.e. vinnuveitandans, að vega og meta hvort sérstök þörf á eftirlitinu sé fyrir hendi, en það mat getur þó sætt endurskoðun Persónuverndar ef stofnuninni berst kvörtun vegna þess.

2. Gagnsæi og fræðsla

Í tilvikum þar sem vöktun telst lögmæt verður ávallt að gæta að því að starfsmanninum sé fyrirfram kunnugt um hana og hvað í því henni, sbr. 3. og 10. gr. reglna nr. 837/2006, sbr. og 20. og 24. gr. laga nr. 77/2000. Þannig ættu að vera límmiðar eða annars konar merkingar í vöktuðum ökutækjum og ábyrgðaraðila ber að setja reglur og/eða veita starfsmönnum fræðslu um vöktunina með sannanlegum hætti, t.d. á kynningarfundi. Slíkar reglur eða fræðsla skulu taka til tilgangs vöktunarinnar, hverjir hafi eða kunni að fá aðgang að upplýsingum sem safnast og hversu lengi þær verði varðveittar. Einnig ætti að veita upplýsingar um hvaða búnaður er notaður við vöktunina, rétt starfsmanna til að andmæla vöktuninni og hverjar geti verið afleiðingar þess, rétt viðkomandi til að fá að vita hvaða upplýsingar verða til um hann og um rétt hans til að fá upplýsingar leiðréttar eða þeim eytt og önnur atriði, að því marki sem þörf krefur með hliðsjón af aðstæðum hverju sinni, svo að starfsmenn geti gætt hagsmuna sinna. Ef kjarasamningur eða samkomulag, sem telja verður bindandi milli aðila, felur í sér ríkari rétt en leiðir af reglum vinnuveitanda þá víkja þær síðarnefndu. Sama gildir að sjálfsögðu ef starfsmanni er tryggður ríkari réttur í lögum. Þá á starfsmaðurinn að meginreglu rétt á að skoða gögn sem sig varða, sbr. 12. gr. reglna nr. 837/2006 og 18. gr. laga nr. 77/2000.

3. Varðveisla og aðgangur að upplýsingum

Persónuupplýsingum sem verða til við ferilvöktun ökutækja á að eyða þegar ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær. Hámarksvarðveislutími er þó 90 dagar nema þær þurfi að varðveita lengur vegna fyrirliggjandi réttarágreinings, sbr. 7. gr. reglna nr. 837/2006. Upplýsingarnar má aðeins nota í þágu tilgangsins með söfnun þeirra og aðeins að því marki sem þess gerist þörf í þágu tilgangsins. Þær má ekki vinna frekar eða afhenda öðrum nema með samþykki hins skráða eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar, en þó er heimilt að afhenda lögreglu upplýsingar í tengslum við rannsókn á slysi eða meintum refsiverðum verknaði, sbr. 7. gr. reglna nr. 837/2006. Aðgangur að upplýsingunum á að vera takmarkaður við þá sem nauðsynlega þurfa á honum að halda.

4. Tilkynningarskylda

Notkun ökurita til eftirlits með starfsmönnum er tilkynningarskyld til Persónuverndar, sbr. 31. gr. laga nr. 77/2000, sbr. og 5. gr. reglna nr. 698/2004 um tilkynningarskylda og leyfisskylda vinnslu persónuupplýsinga. Tilkynningar skulu sendar með rafrænum hætti á þar til gerðu formi, sem nálgast má á heimasíðu Persónuverndar undir hnappinum „tilkynningar”. Heimilt er að hefja vöktunina þegar borist hefur staðfesting frá Persónuvernd um móttöku tilkynningarinnar eða þegar liðnir eru 15 dagar frá því að hann sendi tilkynninguna, að því gefnu að hún sé í samræmi við ákvæði gildandi laga og reglna. Rafræn vinnsla persónuupplýsinga með ökusíritum er tilkynningarskyld til Persónuverndar, sbr. 5. gr. reglna nr. 698/2004, og er óheimilt að hefja vinnsluna fyrr en staðfesting um móttöku tilkynningarinnar hefur borist frá Persónuvernd eða 15 dagar eru frá því að tilkynningin var send. Tilkynningarnar fara í tilkynningaskrá sem er aðgengileg á heimasíðu Persónuverndar, www.personuvernd.is. Í tilkynningu til Persónuverndar skal m.a. tilgreina tilgang vinnslunnar.

 

Persónuvernd hefur gefið út álit varðandi ökurita. Álitið er aðgengilegt hér.